Privatlivspolitik for Ansat

1. Introduktion

Hos Ansat værner vi om dit privatliv og behandler persondata i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning (GDPR). Denne politik beskriver, hvordan vi indsamler, bruger, opbevarer og beskytter persondata for kunder, brugere og ansøgere.

Spørgsmål om Ansats behandling kan sendes til support@ansat.dk.

Læs også vores Cookiepolitik for information om cookies og sporingsteknologier.

3. Hvilke data vi behandler

Ansøgere: Navn, e-mail, telefonnummer, CV, ansøgningstekst, andre oplysninger som kunden beder om. Korrespondance med kunden via platformens mailfunktion.

Brugere (medarbejdere hos kunder): Navn, e-mail, stilling og loginoplysninger.

Kunder (virksomheder): Virksomhedsnavn, CVR, kontaktpersoner og betalingsoplysninger (via Stripe eller anden betalingsudbyder).

Platformdata: IP-adresser, browserdata, aktivitet på platformen og cookies (se Cookiepolitik).

4. Formål med behandling

• At levere og vedligeholde platformen (administrere ansøgninger, brugere og stillingsopslag).
• At muliggøre kommunikation mellem kunder og ansøgere via platformen.
• At overholde lovgivning og juridiske forpligtelser.
• At analysere og forbedre platformen (anonymiseret).

5. Retsgrundlag for behandling

Kunden fastlægger og oplyser behandlingsgrundlaget for rekrutteringsdata. En almindelig jobansøgning er ikke i Ansat som standard baseret på et generelt samtykke; andre relevante behandlingsgrundlag kan gælde under rekrutteringsforløbet. Særskilt samtykke anvendes, hvor kunden ønsker at gemme en uopfordret ansøgning med henblik på fremtidige stillinger. Ansats egne kunde- og brugerdata behandles bl.a. for at levere aftalen, beskytte platformen og opfylde retlige forpligtelser.

6. Deling af data

Ansøgerdata er tilgængelige for kundens autoriserede brugere og de leverandører, der er nødvendige for den aftalte drift, fx mail, login, backup eller objektlagring. Aktuelle underdatabehandlere skal fremgå af den godkendte underdatabehandlerliste. Valgfrie tredjepartsintegrationer kan have en selvstændig rolle, som skal oplyses ved aktivering. Vi sælger ikke ansøgerdata eller bruger dem til markedsføring.

7. Opbevaring, eksport og sletning

Hver ansøgning får sin egen slettefrist ved modtagelsen. Kunden kan vælge 3, 6, 9, 12, 18 eller 24 måneder; standarden er 6 måneder. En senere ændring af kundens valg gælder kun nye ansøgninger og ændrer ikke allerede fastsatte frister. Stillingslukning, job- eller kandidatstatus og abonnementspause ændrer heller ikke fristen. Kandidaten eksisterer til og med den viste dato i dansk tid og slettes efter udløb.

Når en almindelig ansøgning trækkes tilbage, stopper kandidatens deltagelse, og ansøgningen markeres som tilbagetrukket. Det ændrer ikke den eksisterende slettefrist. En uopfordret ansøgning behandles særskilt: samtykket kan fornyes aktivt af kandidaten, og uden fornyelse slettes ansøgningen. Bekræftet tilbagetrækning af dette samtykke sletter den konkrete uopfordrede ansøgning og dens afledte kandidatdata.

Kunden (virksomheden) kan som administrator bruge produktets eksportfunktion, mens almindelig produktadgang er aktiv. Der er ikke et særskilt read-only- eller eksportvindue efter adgangsophør. Når data er downloadet til kundens egne systemer, er kunden selv ansvarlig for sikker opbevaring og videre behandling af kopien — data uden for Ansat er ikke længere dækket af Ansats hosting og sikkerhedsforanstaltninger.

8. Sikkerhed

Ansat anvender tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte data mod uautoriseret adgang, tab eller ændring. Brugere skal beskytte deres loginoplysninger og må ikke dele konti med uvedkommende. Kunder er ansvarlige for alle aktiviteter, der sker via deres eller deres brugeres konti.

9. Rettigheder for brugere og ansøgere

Brugere og ansøgere kan:

• Anmode om adgang til deres data.
• Anmode om rettelse, sletning eller begrænsning af behandling.
• Trække samtykke tilbage (hvor relevant).
• Indgive klage til Datatilsynet.

Kunder har ansvar for at sikre, at ansøgere informeres om deres rettigheder og at anmodninger behandles korrekt.

10. Information og samtykke, hvor det er relevant

Ansøgere til en konkret stilling: Formularen viser information om behandling og opbevaring, men kræver ikke et generelt GDPR-samtykke til en almindelig ansøgning. Kunden er ansvarlig for sit konkrete behandlingsgrundlag.

Uopfordrede ansøgere: Særskilt samtykke indhentes til opbevaring med henblik på fremtidige stillinger. Samtykket kan trækkes tilbage.

11. AI-støtte i rekruttering

Kunden kan vælge at bruge Ansats AI-støtte til at sammenholde dokumenteret kandidatmateriale med krav i en stilling og til at udarbejde et beslutningsgrundlag. AI må ikke træffe den endelige ansættelsesbeslutning, og resultatet skal vurderes af kundens autoriserede brugere. Ansat begrænser funktionen til jobrelevante oplysninger og må ikke bruge den til at udlede følsomme eller beskyttede egenskaber.

12. Ændringer i privatlivspolitikken

Ansat kan opdatere privatlivspolitikken efter behov. Kunder og brugere informeres om væsentlige ændringer via platformen eller e-mail.