Privatlivspolitik for Ansat

1. Introduktion

Hos Ansat værner vi om dit privatliv og behandler persondata i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning (GDPR). Denne politik beskriver, hvordan vi indsamler, bruger, opbevarer og beskytter persondata for kunder, brugere og ansøgere.

Spørgsmål om Ansats behandling kan sendes til support@ansat.dk.

Læs også vores Cookiepolitik for information om cookies og sporingsteknologier.

3. Hvilke data vi behandler

Ansøgere: Navn, e-mail, telefonnummer, CV, ansøgningstekst, andre oplysninger som kunden beder om. Korrespondance med kunden via platformens mailfunktion.

Brugere (medarbejdere hos kunder): Navn, e-mail, stilling og loginoplysninger.

Kunder (virksomheder): Virksomhedsnavn, CVR, kontaktpersoner og betalingsoplysninger (via Stripe eller anden betalingsudbyder).

Platformdata: IP-adresser, browserdata, aktivitet på platformen og cookies (se Cookiepolitik).

Frivillig besøgsstatistik: Hvis du accepterer statistikcookies, modtager Google Analytics pseudonyme oplysninger om sidevisninger på Ansats offentlige informationssider. Ansat sender ikke navn, e-mail, telefonnummer, kandidat-ID, virksomheds-ID eller bruger-ID til Analytics, og tjenesten bruges ikke i loginområdet eller på kandidat- og ansøgningsflader.

4. Formål med behandling

• At levere og vedligeholde platformen (administrere ansøgninger, brugere og stillingsopslag).
• At muliggøre kommunikation mellem kunder og ansøgere via platformen.
• At overholde lovgivning og juridiske forpligtelser.
• Med frivilligt cookiesamtykke at forstå brugen af offentlige informationssider og forbedre dem.

5. Retsgrundlag for behandling

Kunden fastlægger og oplyser behandlingsgrundlaget for rekrutteringsdata. En almindelig jobansøgning er ikke i Ansat som standard baseret på et generelt samtykke; andre relevante behandlingsgrundlag kan gælde under rekrutteringsforløbet. Særskilt samtykke anvendes, hvor kunden ønsker at gemme en uopfordret ansøgning med henblik på fremtidige stillinger. Ansats egne kunde- og brugerdata behandles bl.a. for at levere aftalen, beskytte platformen og opfylde retlige forpligtelser.

Frivillig statistik på offentlige sider behandles på grundlag af dit cookiesamtykke. Du kan afvise statistik uden at miste adgang og senere trække valget tilbage via Cookieindstillinger.

6. Deling af data

Ansøgerdata er tilgængelige for kundens autoriserede brugere og de leverandører, der er nødvendige for den aftalte drift, fx mail, login, backup eller objektlagring. Aktuelle underdatabehandlere skal fremgå af den godkendte underdatabehandlerliste. Valgfrie tredjepartsintegrationer kan have en selvstændig rolle, som skal oplyses ved aktivering. Vi sælger ikke ansøgerdata eller bruger dem til markedsføring.

Google Analytics, leveret af Google Ireland Limited, modtager kun statistikdata efter dit aktive valg og kun fra offentlige sider. Analytics forbindes ikke med Ansats bruger-, virksomheds-, kandidat- eller rekrutteringsdata og bruges ikke til annoncering eller remarketing.

7. Opbevaring, eksport og sletning

Hver ansøgning får sin egen slettefrist ved modtagelsen. Kunden kan vælge 3, 6, 9, 12, 18 eller 24 måneder; standarden er 6 måneder. En senere ændring af kundens valg gælder kun nye ansøgninger og ændrer ikke allerede fastsatte frister. Stillingslukning, job- eller kandidatstatus og abonnementspause ændrer heller ikke fristen. Kandidaten eksisterer til og med den viste dato i dansk tid og slettes efter udløb.

Når en almindelig ansøgning trækkes tilbage, stopper kandidatens deltagelse, og ansøgningen markeres som tilbagetrukket. Det ændrer ikke den eksisterende slettefrist. En uopfordret ansøgning behandles særskilt: samtykket kan fornyes aktivt af kandidaten, og uden fornyelse slettes ansøgningen. Bekræftet tilbagetrækning af dette samtykke sletter den konkrete uopfordrede ansøgning og dens afledte kandidatdata.

Kunden (virksomheden) kan som administrator bruge produktets eksportfunktion, mens almindelig produktadgang er aktiv. Der er ikke et særskilt read-only- eller eksportvindue efter adgangsophør. Når data er downloadet til kundens egne systemer, er kunden selv ansvarlig for sikker opbevaring og videre behandling af kopien — data uden for Ansat er ikke længere dækket af Ansats hosting og sikkerhedsforanstaltninger.

8. Sikkerhed

Ansat anvender tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte data mod uautoriseret adgang, tab eller ændring. Brugere skal beskytte deres loginoplysninger og må ikke dele konti med uvedkommende. Kunder er ansvarlige for alle aktiviteter, der sker via deres eller deres brugeres konti.

9. Rettigheder for brugere og ansøgere

Brugere og ansøgere kan:

• Anmode om adgang til deres data.
• Anmode om rettelse, sletning eller begrænsning af behandling.
• Trække samtykke tilbage (hvor relevant).
• Indgive klage til Datatilsynet.

Kunder har ansvar for at sikre, at ansøgere informeres om deres rettigheder og at anmodninger behandles korrekt.

10. Information og samtykke, hvor det er relevant

Ansøgere til en konkret stilling: Formularen viser information om behandling og opbevaring, men kræver ikke et generelt GDPR-samtykke til en almindelig ansøgning. Kunden er ansvarlig for sit konkrete behandlingsgrundlag.

Uopfordrede ansøgere: Særskilt samtykke indhentes til opbevaring med henblik på fremtidige stillinger. Samtykket kan trækkes tilbage.

11. AI-støtte i rekruttering

Kunden kan vælge at bruge Ansats AI-støtte til at sammenholde dokumenteret kandidatmateriale med krav i en stilling og til at udarbejde et beslutningsgrundlag. AI må ikke træffe den endelige ansættelsesbeslutning, og resultatet skal vurderes af kundens autoriserede brugere. Ansat begrænser funktionen til jobrelevante oplysninger og må ikke bruge den til at udlede følsomme eller beskyttede egenskaber.

Virksomheds- og Adminverifikation

Ansat, CVR 46189000, er selvstændig dataansvarlig for oplysninger om virksomhedsverifikation. Vi kontrollerer virksomhedens identitet og Admins ret til at repræsentere den. Vi bruger oplysningerne til adgangskontrol, til at forebygge uautoriseret virksomhedsrepræsentation, til at dokumentere den aktuelle autorisation og til kortvarig rettelse eller genbehandling af kontrolforsøg.

Grundlaget er GDPR artikel 6(1)(f): vores legitime interesse i, at kun bemyndigede personer kan handle på virksomhedens vegne i Ansat. En anmodning om verifikation er ikke et samtykke. Ved førstegangsoprettelse kan et præcist match mellem Admins bekræftede maildomæne og virksomhedens registrerede kontaktmaildomæne godkende virksomheden automatisk. Manglende eller uklare oplysninger går til manuel kontrol; vi bruger ikke domænematch til at give adgang til andre virksomhedskonti. Vi bruger ikke sporet til markedsføring, modeltræning, generel personprofilering, blacklist eller dokumentdossier.

Vi behandler virksomhedens CVR, navn, adresse og primære p-enhed til kontrollen. Når automatisk verifikation anvendes, bruger vi også virksomhedens registrerede kontaktmail til domænesammenligningen. Derudover behandler vi Admins brugeridentitet, bekræftede mailadresse og tilknytning, kildehenvisninger, metode, tidspunkt og resultat af kontrollen samt dokumentation for den information, vi har givet. Oplysningerne kommer fra virksomheden og Admin, virksomhedsregisteret og uafhængigt fundne offentlige kontaktkilder. Den registrerede kontaktmail bruges til domænematch og gemmes ikke som en kopi i verifikationssporet. Hvor automatisk kontrol ikke er mulig, foretager Ansat manuel verifikation og kan kontakte virksomheden via en uafhængig vej. Vi gemmer ikke lydoptagelser eller kopier af identitetspapirer i verifikationssporet.

Kun autoriseret Ansat-personale har adgang til det interne kontrolspor. Vi registrerer metoden og resultatet. Ved manuel kontrol registrerer vi den ansvarlige medarbejders personlige staff-reference, så kontrollen kan efterprøves og fejl rettes. Referencen følger kontrolsporets slettefrist og bruges ikke til at overvåge medarbejderens performance. Driften omfatter Ansats database og login, krypteret backup hos Microsoft Azure og mailleverandøren Simply.com for beskeder om verifikation. Den interne besked om en manuel anmodning indeholder ikke Admins e-mail og er ikke dokumentation for selve kontrollen. Ved automatisk verifikation sender vi en kort orientering til den CVR-registrerede kontaktmail; den kræver ikke svar og forsinker ikke godkendelsen. Kontaktmailen har en frist på syv dage i Ansats adgangsbegrænsede mailkø og slettes ved den første daglige oprydning derefter, senest 24 timer senere. Derefter bevarer vi kun version og tidspunkt for SMTP-afsendelsen sammen med det nødvendige verifikationsspor, uden modtageradresse eller kopi af mailen.

Aktuel godkendt autorisation opbevares kun, mens den konkret er nødvendig som autorisationsgrundlag eller led i den aktuelle tillidskæde, og senest til permanent kontosletning. Erstattet eller tilbagekaldt dokumentation slettes senest 30 kalenderdage efter, at den ikke længere er nødvendig. Afsluttede forsøg uden godkendelse slettes senest 30 kalenderdage efter afslutningen. Uafsluttede forsøg slettes senest 30 kalenderdage efter den første anmodning eller Ansats initiering; login, visninger og gentagne kontaktforsøg starter ikke fristen forfra.

Fristerne følger kalenderdage i dansk tid til dagens udløb. Sletning sker ved første daglige kørsel derefter, højst 24 timer senere. Tidligere permanent kontosletning går forud for fristerne. Samme frister omfatter medarbejderreferencer og øvrige verifikationskopier i mail, mailkø, caches, logs og eksport. Ansats øvrige backupkopier må højst kunne gendanne slettede oplysninger i 30 kalenderdage. Den særskilte GITC PowerVPS-rotation under aktiv drift følger sin godkendte backupplan. Alle backupkopier er isoleret fra normal brug, og senere sletninger skal håndhæves, før en gendannet database åbnes for brugere.

Kun en konkret sag kan begrunde en snæver undtagelse fra sletning. Den skal have et særskilt formål, afgrænsede oplysninger, en ansvarlig og ny vurdering senest efter 30 dage. Der gælder ingen generel ekstra opbevaring i tre eller fem år for verifikationssporet.

Skriv til support@ansat.dk for indsigt, rettelse, sletning eller begrænsning, eller hvis du vil gøre indsigelse efter artikel 21 mod vores legitime interesse. Vi vurderer din henvendelse konkret og kontrollerer din identitet, før vi udleverer oplysninger. Hvis nødvendigt autorisationsgrundlag ikke længere må bruges, lukker vi de tilknyttede adgange, så virksomheden ikke står som verificeret uden grundlag. Du kan klage til Datatilsynet.

12. Ændringer i privatlivspolitikken

Ansat kan opdatere privatlivspolitikken efter behov. Kunder og brugere informeres om væsentlige ændringer via platformen eller e-mail.